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商务英语 Business English

如何用英文写一封商务邮件

浏览次数:1093次 发布时间:2018/6/9 9:06:10 【关闭】 字体: 

商务英语邮件要注意简洁,避免无关的、多余的赘述。Time is money!

商务英语邮件格式


01

开头 Greetings

Dear XXX 

Hello XXX 

Hi XXX


XXX可以是对方的名字,也可以是类似 Madam/Sir 这样的称谓。


02

正文


第一步:Introduction


在正文中,第一件要做的事就是向对方表明自己的身份,并简单的向对方问好。


比如:My name is XX XX.


注意,写英文邮件时,名在前,姓在后的。即:First name Last name.


如:


My name is Hong Li. I am the account manager of XXX company.我的名字叫李红,我是XXX企业的客户经理。


问好这一步有些朋友往往忽略了,其实加上这么一小句话可以让一封商务邮件多一点“温度”。符合商务邮件“友好而专业”的调性。


比如使用常用的问好语:

I hope you have a wonderful day.


或者:


I hope you are well.



第二步:Purpose


第二步大家需要说明自己发这份邮件的目的为何。即:


I am writing to XXXX.

I would like to XXXX.

I suggest XXXX.


并尽量在此处以尽量简明的语言将想要表达的事件阐述完整。


如果邮件中添加了需要对方查看的附件,那么就需要加上“请见附件...”,即:


Please find attached XXX.


XXX就是添加的附件内容,如:


the evaluation report 评估报告


meeting notes 会议记录



第三步:Call to action


第三步,大家要明示大家希翼或需要对方做的事情。


如:


Please let me know if the time is convenient for you.


What do you think about XXXX?



第四步:Ending


表示感谢,希望收到对方的回信,有问题可以再联系我等等。


如:


I look forward to hearing from you.


If you have any questions please let me know.


Thank you for your understanding.



03

落款 & 签名


可以使用较常用的落款,如 :


Best regards



Warm wishes


注意落款要独占一行。在落款之后,空一行,然后再写上自己的名字。


如:


Best regards,


Hong Li


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